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商務溝通與線上開會的Tips

最近在看mastertalks上的《#黃致潔老師教你國際商務英語溝通軟實力:運用談話素材庫,將話說得漂亮有溫度》還有樂金文化的 《#遠距溝通最強術》 ,就是在商務溝通與線上開會提供了不少Tips,正好摘錄比較有印象的來提醒自己與朋友們。
這兩組素材,分別站在國際英語溝通與日本人的線上開會技巧兩個不同面向。
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乍看題目會覺得在讀空氣的兩個極端:國際英語商務溝通講的是低語境文化,也就是不讀空氣、盡量直白。但日本人卻是超級讀空氣,號稱國際上的高語境,不在當地浸淫個十來年就無法行走。
我學習後倒是有些反思:同個環境待久的人,難免進入自動導航模式,設身處地觸角變很鈍。
因為日常會議的對象都是講過幾次話,有進行中或進行過的專案,自然就會往精進的方向,而不是一期一會的方向磨練。
這兩組素材卻是提醒我們一期一會時候,要如何最短期內把話講明白聽清楚,發揮應有效益。而一樣的技巧換回日常生活,也會很有幫助。
以下整合我比較有記憶點的幾個Tips,由於是個人小筆記,也就不標示是哪個素材提到的了:)
– 自我介紹時候,要把姓與名還有職稱都放進去。只講名字是不正式講法
– 語尾的語調放低,比較有肯定感。拉高則有提醒人的注意力的目的,但沒那麼有自信
– 業務人員線上會議自我介紹的時候,也可以將自己的姓名職稱聯絡方式等,打成PPT讓對方截圖或是更容易超寫
– 自我介紹與聊天的素材中,可以軟硬搭配。既有跟對方拉近關係的軟性素材(美食、公開提過的旅遊、資歷、對方願意講出的家人等等),也有推銷自己的關鍵字(把自己當成公司的話,難免會提一些本公司也經營商業分析,顧客有誰或誰等案例)
– 軟性與推銷的組合可以是1+3,也可以是3+1。端是在互動的節奏與情境。
– 線上開會等待開場的時候,主持人可以打開鏡頭,大聲跟每個入場的人問好,創造開會的『場感』(這個詞是我創的,書裡沒有,哈哈)
– 參與線上會議的人,背景音安靜是基本禮貌。但在背景安靜的前提下,開麥克風是很棒的。因為當主持人或簡報人講話的時候,開著麥克風的人的『嗯嗯,也是』的回應聲音,能讓對方覺得有在聽。(這點我偶爾會做,但從未想過)
– 交代作業與派工的時候,盡量具備人事時地物,聽話的人更容易follow ,也能確保回來的素材品質。與其說今天下班前交作業,不如說請在今天傍晚五點前,提供包含產品名稱、目標對象、主要競品的設計至少200字。
– 線上會議討論陷入僵局的時候,可以降低難度,善用軟體聊天室功能,讓大家在有個緩衝下容易發言,眼睛也有個東西看。
– 線上會議在人多的時候,可以用略快的語速,提起大家的注意力,避免與會人員失焦
(但我覺得這個要對應節奏的安排與討論時間,不然快節奏獨白久了,聽眾會疲乏)
我最近有個心得,溝通技巧有時候是種文法。在跨語言溝通的時候,文法就沒有對錯,只是代表思考模式的不同。無論低語境(有話直說,不需要猜測)或是高語境(很會讀空氣,讓人感到熨貼)都是一種文法。
注意到自己的文法與他人文法差異,從中微調自己的做法,找出最有效率又讓自己最舒服的方式,是永遠不需要停止學習的吧。

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